Workflows können rasch Struktur in ein Unternehmen bringen – wenn man es nicht übertreibt.
In Unternehmens-Software sind Workflows ein fixer Bestandsteil. Hauptsächlich in großen Organisationen werden sie großräumig eingesetzt. Workflows sind dabei Prozesse, die mithilfe einer Software abgewickelt werden. Personen nehmen dabei immer die Hauptrolle ein, die Software koordiniert sie nur indem sie sie daran erinnert was, wann zu tun ist.
Auch in kleineren Firmen können Workflows erheblich zur Steigerung von Effizienz und Qualität beitragen. Wenn man daraus aber „eine Wissenschaft“ macht, übersteigt der Aufwand schnell den Nutzen.
In diesem Artikel erklären wir 3 einfache Schritte, um die Frage zu klären ob und wie Workflows für Sie Sinn machen:
- Was macht Sinn als Workflow?
- Wer arbeitet was?
- Worüber muss ich stets Bescheid wissen?
Schritt 1: Was macht Sinn als Workflow?
Das ist der wichtigste Schritt. Stellen Sie sich die Frage, welche Aktivitäten in ihrem Unternehmen sich eignen, durch Workflows unterstützt zu werden.
Es eignen sich besonders Aktivitäten
… die oft auf gleiche oder ähnliche Art abgewickelt werden
… bei denen mehrere Personen zusammenarbeiten müssen
… die oft „liegenbleiben“, d.h. bei denen oft die Frage auftaucht „ist das jetzt eigentlich schon erledigt“?
… bei denen oft herumgesucht werden muss wie denn ihr Status eigentlich ist
… die eher intern ablaufen und wo es zu gar keinem bzw. nur zum Schluss zu Kundenkontakt kommt
Beispiele dafür sind die Erstellung von Angeboten, die Bearbeitung von Reklamationen oder die Auslieferung eines Produkts (z.B. in Zusammenarbeit mit Vertrieb und Technik). Hier tauchen erfahrungsgemäß öfters Qualitätsprobleme oder unnötiger Verwaltungsaufwand auf.
Die leitende Frage sollte sein:
„Womit haben wir bisher immer wieder Probleme gehabt, was eigentlich möglichst rasch und verlässlich passieren sollte?“
Schritt 2: Wer arbeitet was?
Für die gefundene Aktivität machen Sie nun eine Liste von Personen im Unternehmen, die mitarbeiten müssen. Außerdem sollte man – nur in ein paar Worten, nicht zu detailliert – notieren, was die verschiedenen Personen dabei tun. Am Besten macht das die Geschäftsführung/das Management mit jemandem der sich fachlich im Detail auskennt.
Die leitende Frage sollte sein:
„Was ist bei dieser Sache genau zu tun?“
Schritt 3: Worüber muss ich stets Bescheid wissen?
Dieser Schritt geht in Richtung Reporting und Management der Aktivität. Überlegen Sie sich hier, was man über die gefundene Aktivität wissen muss, um zu wissen, dass alles „rund läuft“. Auch die Frage, was einen Kunden interessiert, wenn er/sie anruft um sich zu erkundigen wie es aussieht ist wichtig.
Müssen Sie wissen, wenn sich ein Dokument z.B. gerade im finalen Review befindet? Müssen Sie wissen, ob eine Reklamation an eine bestimmte Stelle weitergeleitet wurde? Müssen Sie wissen ob ein Kunde schon wiederholt erfolglos kontaktiert wurde?
Die leitende Frage sollte sein:
„Wie weiss ich, ob alles rund läuft?“
Mit diesen 3 einfachen Schritten finden sie rasch heraus, welche Aktivitäten in Ihrem Unternehmen sich für die Unterstützung durch Workflows eignen. Außerdem sind damit schon die ersten wichtigen Analysen zur Umsetzung in einer Software getan.
